Privacy statement T.P.C. Helios

Algemeen 
Om clublid te worden en je als bondslid in te kunnen schrijven bij de KNLTB, is het noodzakelijk dat T.P.C. Helios (‘wij’) je persoonsgegevens verwerkt. T.P.C. Helios respecteert de privacy van de leden en zorgt dat de persoonsgegevens vertrouwelijk worden behandeld. In dit privacy statement wordt uitgelegd welke gegevens worden verwerkt, wat er met de gegevens wordt gedaan en welke rechten je hebt.

Welke gegevens worden door T.P.C. Helios verwerkt? 
Wij verwerken gegevens indien je:

  • Lid wordt bij T.P.C. Helios. Het gaat dan om: initialen, naam (voor- en achternaam), adres, telefoonnummers, e-mailadres, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, evt. speelsterkte, pasfoto, startdatum lidmaatschap en betaalgegevens. 
  • Bestuurslid bent binnen T.P.C. Helios. Het gaat dan om de volgende extra gegevens: functietitel en kopie van geldig identificatiebewijs.
  • Tennis- en of padellessen volgt. Het gaat dan om adres, telefoonnummers, e-mailadres.

Doel van de verwerking
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in het kader van het lidmaatschap van de vereniging en de KNLTB:

  • Het aanmelden bij de KNLTB
  • Het innen van de verenigingscontributie
  • Het regelen van een toegangspas voor het park
  • Het versturen/mailen van relevante ledeninformatie/nieuwsbrieven/uitnodigingen voor o.a. competitie en evenementen
  • Het versturen (schriftelijk en/of per post) van de uitnodiging voor de verplichte jaarlijkse ledenvergadering (ALV).
  • Dubbelchecken van gegevens (bijv. mbt trainingen, incasso)
  • Aanvragen van (gemeentelijke) subsidie
  • Inschrijven bij KvK (indien bestuurslid)
  • Het nakomen van wettelijke verplichtingen

KNLTB leden, dus ook leden van T.P.C. Helios, hebben door het KNLTB lidmaatschap vooral te maken met de privacy policy van de KNLTB. Het privacy statement van de KNLTB kun je hier nalezen.
Voor zover wet- en regelgeving nadere eisen stelt aan de verwerking zoals het vooraf vragen van toestemming, het bieden van het recht van verzet of het achteraf kunnen afmelden zal T.P.C. Helios die eisen uiteraard zoveel mogelijk volgen. 

Informatie/nieuwsbrieven 
Leden van T.P.C. Helios ontvangen automatisch verenigingsinformatie als nieuwsbrieven en training-informatie (=zgn. opt-in) en kunnen zich te allen tijde afmelden voor deze communicatie uitingen (= opt-out). We gebruiken het programma Mailchimp voor alle mailings naar onze leden. Hiervoor worden alleen de e-mailadressen gebruikt die op dat moment in het KNLTB ledenadministratie-systeem geregistreerd staan.

Indien je geen prijs meer stelt op het ontvangen van deze informatie dan kun je je vanuit die betreffende uiting afmelden of via het secretariaat van T.P.C. Helios. Indien je de informatie niet (meer) krijgt en wel (weer) wilt ontvangen kun je ook contact opnemen met het secretariaat.

Verstrekking aan derden
De door ons verzamelde gegevens zijn nodig in het kader van de hierboven beschreven doeleinden. Indien verstrekking van de gegevens aan derden nodig is voor het uitvoeren van de hiervoor genoemde doeleinden, stellen wij, dan wel de KNLTB, die gegevens aan deze derden ter beschikking. Het gaat dan vanuit T.P.C. Helios bijvoorbeeld om het verstrekken van gegevens aan derden die voor onze verenigingen en leden noodzakelijk zijn (bijv. trainers, incasso contributie, subsidie voor jeugdleden).

Een voorbeeld hiervan is KNLTB.Club en KNLTB.Collect:
T.P.C. Helios maakt vanaf 2017 gebruik van het ledenadministratiesysteem KNLTB.Club en sinds begin dit jaar ook van de facturatiemodule binnen het systeem; KNLTB.Collect. Er is dus een directe koppeling met de ledenadministratie en de facturatie. Een deel van de persoonsgegevens (naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer) is vanuit de ledenadministratie KNLTB.Club verstrekt aan KNLTB.Collect en zijn alleen zichtbaar voor de ledenadministratie, de penningmeester, voor KNLTB.Collect en jezelf. Deze verwerking is noodzakelijk voor de verwerking van betalingsgegevens voor de verenigingscontributie. Deze verwerking zal plaatsvinden geheel conform de vereisten onder de AVG. Je kunt erop vertrouwen dat de gegevens veilig worden opgeslagen, niet voor andere doeleinden dan de contributiebetaling worden gebruikt en nooit aan derden worden verstrekt voor commerciële doeleinden.

Lees hier ook het privacy statement van KNLTB club en KNLTB collect. Wij hebben als T.P.C. Helios een verwerkingsovereenkomst met deze partijen door de acceptatie van de gebruiksvoorwaarden.

Afmeldingen
Afmeldingen moeten schriftelijk/per mail binnen te zijn bij het secretariaat van T.P.C. Helios vóór 1 januari van het nieuwe kalenderjaar. Leden dienen zich zelf af te melden voor nieuwsbrieven van de KNLTB. Nieuwsbrieven vanuit T.P.C. Helios worden niet meer verzonden naar oud-leden.

Na 1 januari zal sowieso €25,- in rekening worden gebracht ivm de afdracht van contributie aan de KNLTB enerzijds en het opstellen van de begroting voor het nieuwe jaar anderzijds. Mocht een lidmaatschap niet op tijd zijn opgezegd (voor het incasso-moment van het nieuwe kalenderjaar, rond 1 maart), dan zal de volledige contributie in rekening worden gebracht.

Toegangspas park
Voor ieder (nieuw) lid wordt eenmalig een toegangspas beschikbaar gesteld. Deze pas heeft een unieke code per lid. Indien een lid deze pas kwijtraakt kan een nieuwe besteld worden tegen €5,- kosten.

Bewaartermijn
De persoonsgegevens worden alleen voor de hierboven gestelde doelen verwerkt. T.P.C. Helios bewaart je persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwerking van de hierboven omschreven doeleinden, tenzij deze gegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke plicht.

Beveiliging 
Wij gaan uiterst zorgvuldig om met de verwerking van de gegevens. We treffen passende maatregelen om de gegevens te beveiligen tegen verlies, ongeoorloofd gebruik of de wijziging ervan. Deze maatregelen zijn in lijn met de daarvoor geldende wettelijke eisen en richtlijnen.

Foto’s tijdens evenementen
Tijdens onze evenementen worden regelmatig foto’s gemaakt om een sfeerimpressie te kunnen delen met onze (toekomstige) leden. Deze worden in principe alleen gepubliceerd via onze social media-accounts (Facebook/Instagram) en sommige ook op deze website in de fotogalerij. Wij respecteren de privacy van onze leden en zullen vanuit de vereniging geen namen vermelden bij foto’s, echter we kunnen niet voorkomen dat aanwezige personen herkenbaar in beeld zijn, dan wel te traceren zijn via KNLTB systemen (bijvoorbeeld competitie-winnaars). Mocht er een foto geplaatst worden op deze website of op social media en je wilt dat deze foto toch verwijderd wordt neem dan contact op met het secretariaat van T.P.C. Helios. 

Gebruik van deze website
Onze website maakt gebruik van tracking cookies van Google Analytics. Daarnaast wordt van onze mailings vanuit Mailchimp bijgehouden wie de mailing heeft gezien. Zo kunnen we de website en mailings verbeteren indien noodzakelijk. Wil je dit niet, dan kun je je altijd uitschrijven voor onze mailings of je browser zo instellen dat deze geen cookies accepteert.

Rechten 
Als je vragen en/of opmerkingen hebt met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens of deze wilt wijzigen, dan kun je contact opnemen door een e-mail te sturen aan het secretariaat van T.P.C. Helios.

Dit privacy statement kan zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd als gevolg van wettelijke wijzigingen. Het is daarom raadzaam om regelmatig dit privacy statement te raadplegen. Laatste update 21 maart 2022.